Factura electrónica obligatoria y Verifactu: el calendario que tu asesoría debe comunicar a sus clientes (con plantillas)

Actualizado el 7 de octubre de 2026

La factura electrónica obligatoria entre empresas ya tiene la cuenta atrás en marcha: la Orden HAC/1028/2026 (opens in new tab) entró en vigor el 6 de octubre de 2026 y, desde ese día, quien supere los 8 millones de euros de volumen de operaciones tiene 12 meses para adaptarse, y el resto de empresas y autónomos, 24. Verifactu, en cambio, está en el aire: según la norma vigente llega el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para los autónomos, pero Hacienda ha anunciado que lo trasladará a octubre de 2028 y todavía falta la norma que lo formalice. A tu asesoría le toca contarle a cada cliente lo suyo y en su momento; aquí tienes el calendario, una forma de segmentar la cartera y tres correos listos para enviar.

¿Qué ha cambiado esta semana?

En cuatro líneas:

1. El BOE del 5 de octubre publicó la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica de la AEAT: formato (sintaxis UBL sobre el modelo europeo EN 16931), envío, estados de la factura y acceso. Entró en vigor el día 6.
2. Era la pieza que faltaba. Con ella empieza a contar el plazo del Real Decreto 238/2026 (opens in new tab), que desarrolla la obligación creada por el artículo 12 de la Ley 18/2022, «Crea y Crece» (opens in new tab).
3. La solución pública será gratuita y tiene que estar disponible al menos dos meses antes de la primera fase.
4. Verifactu sigue su propio calendario, el que fijó el Real Decreto-ley 15/2025 (opens in new tab). Esa norma sigue vigente, pero Hacienda ha anunciado que lo retrasará a octubre de 2028 (más abajo).

Si leíste «1 de octubre de 2027», venía del proyecto de orden (opens in new tab), que preveía entrar en vigor el 1 de octubre de 2026. La orden publicada entró en vigor el 6.

Y una novedad sobre Verifactu. El 5 de octubre Hacienda comunicó que retrasará hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes del Reglamento Verifactu, para hacerlas coincidir con la factura electrónica entre empresas (El Español (opens in new tab)). Los requisitos técnicos —integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad— se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes. Ahora bien, es un anuncio, no una norma: falta la modificación normativa y, hasta que se publique en el BOE, las fechas legalmente vigentes siguen siendo el 1 de enero y el 1 de julio de 2027. Por eso la tabla recoge las dos.

El calendario en una tabla

Un matiz sobre los días. La norma fija los plazos de la factura electrónica en meses, contados desde el 6 de octubre de 2026, no en fechas concretas. Contados de fecha a fecha saldrían el 6 de octubre de 2027 y el 6 de octubre de 2028, pero la AEAT aún no ha publicado un día exacto. Mientras tanto, comunícalo como «octubre de 2027» y «octubre de 2028», y planifica con margen.

¿A qué clientes afecta y qué tiene que hacer cada uno?

Segmenta con dos preguntas: quién es el cliente (eso decide su fase) y cómo factura hoy (eso decide cuánto trabajo tiene por delante).

Por quién es:

• Empresas de más de 8 M€ de volumen de operaciones. Factura electrónica desde octubre de 2027 y, durante sus primeros doce meses, un PDF legible junto a cada factura, salvo que su cliente acepte recibirla solo en el formato original. Verifactu antes del 1 de enero de 2027 si son sociedades (fecha vigente; Hacienda ha anunciado octubre de 2028), salvo que lleven los libros por el SII: el Reglamento de Verifactu (opens in new tab) no se aplica a quien está en el SII (art. 3.3). La factura electrónica, sí.
• El resto de sociedades. Verifactu antes del 1 de enero de 2027 (fecha vigente, con la misma salvedad del SII; Hacienda ha anunciado octubre de 2028) y factura electrónica en octubre de 2028. Ojo: desde octubre de 2027 pueden empezar a recibir facturas electrónicas de proveedores grandes. Si no han pactado con sus proveedores una plataforma privada, la norma entiende que eligen la solución pública como punto de recepción (art. 6 del RD 238/2026).
• Autónomos. Verifactu antes del 1 de julio de 2027 si facturan con un programa (fecha vigente; anunciado octubre de 2028); factura electrónica a empresas y profesionales en octubre de 2028; e informar del estado de sus facturas, doce meses después.
• Clientes que solo facturan a particulares. La obligación es para operaciones entre empresarios y profesionales (art. 3), y las facturas simplificadas quedan fuera salvo las cualificadas (art. 4). Verifactu sí les afecta si usan un programa para facturar.
• Clientes con normativa foral (País Vasco y Navarra). Revísalos aparte: el propio real decreto remite a los acuerdos con las Haciendas forales (DA 3.ª).

Por cómo facturan hoy:

• Con un programa de facturación. Dos preguntas para el fabricante: ¿tiene la declaración responsable de Verifactu (art. 13 del Reglamento)? ¿cómo va a emitir y recibir facturas electrónicas? Verifactu no tiene un «certificado» de la AEAT: lo que existe es esa declaración.
• Con Word o Excel. Según las preguntas frecuentes de la AEAT (opens in new tab), si solo los usan para escribir, imprimir y guardar las facturas, Verifactu no les afecta; si generan con ellos libros registro o contabilidad (con una macro, por ejemplo), sí. Para la factura electrónica, un Word o un PDF no sirve: tiene que ser un mensaje estructurado (art. 7 del RD 238/2026). La AEAT ofrece una aplicación de facturación gratuita (opens in new tab) y desarrollará un formulario gratuito para emitir facturas electrónicas (DA 1.ª).
• A mano, con talonario. Verifactu no les afecta, porque no usan ningún sistema informático. La factura electrónica a otras empresas, sí, cuando llegue su fase.

Tres correos listos para enviar a tus clientes

Rellena lo que va entre corchetes y cambia el «tú» por «usted» si es como tratas a tus clientes. Mientras no se publique la norma que traslada Verifactu a octubre de 2028, usa las fechas vigentes de 2027 y menciona el anuncio, como en el primer correo.

1. Primer aviso: qué cambia y cuándo te toca

2. Lo que necesitamos de ti

3. Recordatorio antes de la fecha

Checklist para la asesoría

• [ ] Inventario por cliente: forma jurídica, ¿más de 8 M€?, ¿SII?, ¿factura a empresas o a particulares?, programa de facturación, declaración responsable sí o no.
• [ ] Asigna a cada cliente sus dos fechas: Verifactu y factura electrónica.
• [ ] Marca aparte a los que rondan los 8 millones (según cierren el año, pueden caer en una fase u otra) y a los de normativa foral.
• [ ] Calendario de envíos: primer aviso en octubre de 2026, petición de datos en noviembre, recordatorios a 60 y 30 días de cada fecha.
• [ ] Una nota interna de respuestas, para que todo el equipo conteste lo mismo a «¿me afecta?».
• [ ] Decide qué entra en la cuota y qué es un servicio aparte: elegir programa, dar de alta la plataforma, formar al cliente.
• [ ] Prevé el volumen de consultas, sobre todo cuando se publique la norma que fije el nuevo calendario de Verifactu y en las semanas previas a cada fecha: quién las atiende y en qué plazo.
• [ ] Si vas a usar el formulario de la AEAT en nombre de un cliente, tienes que estar inscrito como apoderado en el Registro de apoderamientos (art. 11.2 de la orden).
• [ ] Tu propia asesoría también factura a empresas: revisa tu programa y tu fase.
• [ ] Vigila el BOE y la sede de la AEAT: la norma que formalice el traslado de Verifactu y el anuncio de la puesta en marcha de la solución pública.

¿Dónde encaja la automatización (y dónde no)?

Con cien o doscientos clientes, el trabajo no es entender la norma: es mandar el correo correcto a cada uno, recoger la respuesta y contestar la misma pregunta muchas veces. Ahí un agente de IA sí ayuda:

• Enviar los avisos por segmento y en su fecha. Una automatización programada manda a cada grupo su correo desde la dirección de tu despacho, y un recordatorio a quien aún no haya respondido.
• Recoger qué programa usa cada cliente. Un formulario en tu portal de clientes, o la respuesta al propio correo, deja el dato en la ficha del cliente; lo que no esté claro pasa a una persona.
• Contestar el «¿me afecta?» repetido. Un agente responde desde las notas de tu despacho y cita la fuente. Los casos frontera —el cliente de los 8 millones, el del SII, el foral— pasan a una persona del equipo con toda la conversación delante.

Y para que no haya dudas: MosenAI no es un programa de facturación. No emite facturas, no hace a nadie cumplir Verifactu y no entra en la sede de la AEAT ni en la solución pública, que piden certificado electrónico o Cl@ve. Decidir qué necesita cada cliente sigue siendo trabajo de tu asesor.

Si quieres ver cómo se monta este tipo de flujo, mira la automatización de procesos internos y lo que hacemos para asesorías y despachos contables. Si tu otro gran atasco es que los clientes no mandan los papeles, sigue con qué hacer cuando los clientes no envían la documentación. Y para el mapa completo, IA para asesorías.

¿Y si tus clientes operan en otros países de la UE?

España no va sola. Si un cliente tiene filial o establecimiento en otro país de la UE, allí manda el calendario de ese país:

• Bélgica: factura electrónica estructurada obligatoria entre empresas desde el 1 de enero de 2026 (opens in new tab).
• Polonia: KSeF obligatorio desde el 1 de febrero de 2026 para quien vendió más de 200 millones de zlotys en 2024 y desde el 1 de abril de 2026 para el resto; los más pequeños, hasta final de 2026 (KSeF (opens in new tab)).
• Francia: desde el 1 de septiembre de 2026 todas las empresas deben poder recibir y las grandes y medianas, emitir; pymes y microempresas emiten desde el 1 de septiembre de 2027 (impots.gouv.fr (opens in new tab)).
• Alemania: recibir, desde 2025; emitir, obligatorio desde el 1 de enero de 2027, salvo quien facturó hasta 800.000 € el año anterior, que tiene hasta el final de 2027 (Ministerio Federal de Finanzas (opens in new tab)).
• Toda la UE: las operaciones B2B entre países miembros pasarán a factura electrónica con información digital a Hacienda desde el 1 de julio de 2030 (Comisión Europea, ViDA (opens in new tab)).

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Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal.