Automatización de documentos con IA que archiva, contabiliza y genera informes por ti
Facturas, contratos y hojas de cálculo llegan por correo. La IA lee cada documento, extrae lo importante, pasa a una persona lo dudoso, contabiliza los asientos en tu sistema y redacta el informe de fin de mes.
Cómo te ayudamos
Del correo a la contabilidad, con una persona que revisa solo lo dudoso
La IA recoge cada documento en cuanto llega, extrae los datos en el formato que espera tu sistema contable y envía lo dudoso a un revisor, con la página original junto a los valores propuestos. Los asientos se contabilizan una sola vez, exactamente una, y el informe de fin de mes se genera desde tu propia plantilla.
Trabajo que llega con la forma equivocada
El trabajo llega en ficheros. Una factura adjunta a un correo, un contrato escaneado, la hoja de cálculo de un cliente, un PDF descargado de un portal. Nada llega con la forma que necesita el siguiente sistema, así que alguien abre cada uno, lo lee y reescribe lo que importa en otro sitio.
Trabajo de atención que parece mecanografía
Es la hora más repetitiva de un despacho profesional y la más propensa a errores, porque es trabajo de atención que parece mecanografía. Y escala con el número de clientes y no con los honorarios, que es por lo que es lo primero que se rompe en un trimestre cargado.
Cómo funciona
Del correo a la contabilidad, paso a paso
Las facturas de un mes de un cliente, desde que llegan hasta el informe de cierre.
Llegan los documentos
Un cliente envía por correo las facturas del mes a una dirección que pertenece a la automatización. Se capturan los adjuntos —hasta quinientos documentos en un mensaje, con los comprimidos expandidos— y se archivan en la fuente privada de ese cliente.
Se extrae lo que importa
Proveedor, fecha, importe, impuestos: se leen de cada documento y se transforman a la forma que espera vuestra contabilidad, y no a una exportación genérica que alguien tenga que rehacer después.
Una persona revisa lo dudoso
Todo aquello de lo que la extracción no esté segura pasa a un revisor con la página original junto a los valores propuestos. Aprueba o corrige. El resto no le espera.
Se contabilizan los asientos
En el sistema contable que ya usáis: una vez y exactamente una vez, con un reintento que devuelve el resultado original en lugar de contabilizar por segunda vez.
El informe se redacta solo
A fin de mes una segunda automatización genera el informe del cliente desde vuestra propia plantilla, con las cifras ya puestas, y lo archiva en su carpeta y en su portal.
En qué se apoya
Las piezas de la plataforma que usa
Cada una tiene su página, si queréis saber cómo funciona y no solo qué hace por vosotros.
El constructor de flujos
El disparador por correo, el bucle sobre cada documento y el paso de revisión: dibujados en un lienzo y modificables sin ingeniería.
Read moreBases de conocimiento
Los documentos de cada cliente en su propia fuente privada, para que los ficheros de uno nunca aparezcan en el portal de otro.
Read moreHerramientas
Extracción, transformación, generación de documentos y hojas de cálculo, y la escritura en vuestra contabilidad: todo registrado.
Read moreIntegraciones
El sistema contable y el almacenamiento de documentos que ya usáis, conectados con vuestras propias credenciales.
Read moreQué vigilar
Qué mide un despacho cuando esto está en marcha
No tenemos resultados de clientes que enseñaros. Estos son los números que conviene tener antes y después, para que la respuesta sea vuestra y no nuestra.
Documentos procesados al mes
El volumen que pasa de verdad, que además es el número que dice si la adopción cuajó.
Minutos por documento, antes y después
Medido sobre el mismo tipo de documento y por la misma persona. El antes es la parte que los despachos suelen saltarse.
Correcciones por cada cien documentos
Con qué frecuencia el revisor tiene que cambiar algo. Que suba es una señal; que baje es lo que esperabais.
Informes entregados a tiempo
El plazo que antes se movía. Si sigue moviéndose o no es la respuesta más clara a si esto funcionó.
Preguntas
Lo que se pregunta antes de automatizar documentos
Mandadnos un mes de vuestro peor papeleo
Una demo sobre vuestros propios documentos es una conversación más corta que cualquier descripción.